Skilmálar og persónuvernd

Aðgangsupplýsingar

Notendur Reglu fá lykilorð sent á tölvupósti og ber þeim skylda til þess að varðveita þessar upplýsingar og tryggja leynd sjálfir. Þeir aðilar sem skrá sig inn sem notendur í Reglu bókhaldskerfi samþykkja tilkynningar á netfang sitt varðandi alls sem kemur þjónustunni við. Notendum er heimilt að veita utanaðkomandi aðila aðgang inn í kerfið, t.d. í þeim tilgangi að fá aðstoð bókhalds- og endurskoðenda þjónustu.

Uppitími

Kerfin eru keyrð sem Internet þjónusta (SaaS). Kerfi og gögn eru hýst hjá hýsingaraðila sem hefur ISO 27001:2005 öryggisvottun sem úttekin er árlega af viðurkenndum eftirlitsaðila. Kerfin eru rekin eftir hefðbundnum viðurkenndum reglum með öflugri afritatöku. Rekstraraðili mun leitast við eftir fremsta megni að halda uppi óskertri þjónustu, þó er ekki unnt að ábyrgjast 100% uppitíma þar sem upp geta komið ófyrirséðar bilanir en reynt verður að koma í veg fyrir slíkt eftir megni. Reynt verður eftir megni að framkvæma viðhald og uppfærslur utan hefðbundins vinnutíma.

Takmörkun á ábyrgð

Regla telst ekki skaðabótaskyld vegna ófyrirséðra bilana í vél- eða hugbúnaði. Verði gögn fyrir skemmdum vegna slíkra atvika eða villu í hugbúnaði mun Regla aðstoða við enduruppsetningu afrits og leitast við að lagfæra þá villu sem komið hefur upp. Regla telst ekki ábyrg vegna notkunar leigukaupa á hugbúnaðinum né afleiddu tjóni er kann að hljótast af notkun hans. Við skráningu í kerfin fær leigukaupi sent lykilorð í tölvupósti sem hann skal breyta og varðveita síðan dyggilega enda veitir það aðgengi að kerfinu.

Verðskrá

Regla áskilur sér rétt til þess að uppfæra verðskrá sína sé þess þörf, en mun ávallt tryggja að viðskiptavinum sé tilkynnt ef svo er. Verðskránna má sjá hér. Greitt er frá 1. degi næsta mánaðar eftir stofnun í kerfinu og greiðist afnotagjald fyrirfram. Dráttarvextir greiðast á vanskil.

Uppsögn

Uppsagnarfrestur er 1 mánuður og tekur gildi frá fyrsta degi næsta mánaðar eftir uppsögn. Óski notandi eftir því er boðið upp á geymslu og aðgengi að gögnum eftir uppsögn gegn gjaldi.

Vanskil

Greiði leigutaki ekki afnotagjöld í 2 mánuði áskilur leigusali sér rétt til að loka aðgengi að kerfinu þar til eldri skuld hefur verið gerð upp.

Skilmálar

Skilmálar þessir gilda frá 1. maí 2018. Regla áskilur sér rétt til þess að breyta þessum skilmálum, en þeir skulu ávallt vera aðgengilegir á heimasíðu fyrirtækisins.

Ágreiningur

Verði ágreiningur munu aðilar leitast við að leysa hann sín á milli en að öðrum kosti fyrir Héraðsdómi Reykjavíkur

Persónuvernd

Við hjá Reglu leggjum mikið upp úr öruggri og ábyrgri meðferð allra persónuupplýsinga sem fyrirtækið heldur utan um. Okkur þykir mikilvægt að okkar viðskiptavinir geti treyst á okkur sem og aðrir einstaklingar sem við höfum átt í samskiptum við. Regla ehf (kt.5212080230) er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga einstaklinga og tengiliða fyrirtækja sem eiga í viðskiptum við Reglu. Hvaða upplýsingum er safnað? Regla safnar auðkennisupplýsingum um viðskiptavini sína til þess að tryggja aðgang að þjónustu og vörum sem fyrirtækið býður upp á, sem og upplýsingaflæði ef breytingar eða uppfærslur eru á þjónustu og vörum.

Þegar notandi skráir sig í þjónustu hjá Reglu þá skilur hann eftir persónuupplýsingar (kennitölu, nafn og netfang) sem Regla heldur utanum og ber ábyrgð á. Til þess að veita þá þjónustu sem felst í viðskiptasambandi Reglu og notanda þá lætur notandi af hendi upplýsingar í bókhalds- og viðskiptakerfi Reglu sem varðar starfsmenn þeirra fyrirtækis (ss. Laun, lífeyrissjóðsaðild, stéttarfélagsaðild, persónuafslátt, bankareikninga og heimilisfang. Samkvæmd persónuverndarlögum er Regla vinnsluaðili þessara upplýsina, en starfsmenn Reglu hafa ekki aðgang að þeim nema notandi gefi hann upp.

Þegar heimasíða Reglu (regla.is) er heimsótt er IP-tala skráð og vefkökur notaðar, nánari upplýsingar um vefkökur má lesa hér. Þessar upplýsingar eru ekki látnar af hendi og eingöngu notaðar af Reglu til þess að bæta upplifun og þjónustu á heimasíðunni sem og í markaðslegum tilgangi. Einnig er safnað saman samskiptaupplýsingum sem hafa átt sér stað við einstaklinga og fyrirtæki í markaðsstarfi Reglu, en þó einungis þar sem aðili hefur gefið leyfi fyrir því.

Regla nýtir sér upplýsingar frá þriðja aðila sem hefur heimild til þess að veita þær, s.s. Þjóðskrá Íslands og Ríkisskattsjóra sem nýttar eru bæði fyrir viðskiptamannakerfið sem og í markaðslegum tilgang. Regla hefur heimild til að keyra ópersónugreinanlega tölfræði á heildargögn í grunni vegna reikningagerðar, álagsstýringar og þróunar. Regla safnar ekki viðkvæmum persónuupplýsingum sem varða líferni og uppruna einstaklings.

Þær upplýsingar sem við söfnum og geymum eru í eftirfarandi tilgangi:

Til að geta veitt þá þjónustu sem óskað er eftir og aðgang að vöruúrvali Reglu.
Til þess að svara fyrirspurnum í tölvupósti og senda út uppfærslur, nýjungar, verðbreytingar og aðrar upplýsingar sem varða þjónustu og vörur Reglu.
Til þess að efna samning okkar við notanda um veitta þjónustu og vöru.
Til þess a þróa og álagsstýra.
Vegna reikningagerðar samkvæmt bókhaldslögum og beiðnum frá opinberum yfirvöldum og stofnunum.
Til þess að taka saman tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi.
Til þess að kynna vörur og þjónustur (með samþykki) Miðlun upplýsinga Regla miðlar ekki upplýsingum til þriðja aðila nema leyfi sér fyrir hendi eða sé það nauðsynlegt til að vernda hagsmuni fyrirtækisins, t.d. við innheimtu á reikningum.

Starfsmenn Reglu eru bundnir trúnaði um þau gögn sem þeir meðhöndla og munu ekki afhenda utanaðkomandi aðilum upplýsingar nema gegn dómsúrskurði, lögreglu eða skattarannsókn. Í Bókhalds- og viðskiptakerfi Reglu er það sett í hendur einstaklings / tengilið fyrirtækis að tengja sjálfir upplýsingar við þriðja aðila og þar með gefa samþykki fyrir því s.s. launaupplýsingar, reikninga, aðganga fyrir bókhaldsþjónustur og endurskoðendur.

Geymsla upplýsinga & réttur einstaklings: Regla geymir persónuupplýsingar svo lengi sem nauðsyn ber, eftir því í hvaða tilgangi þeim var aflað. Einstaklingum er velkomið að hafa samband við Reglu og biðja um að upplýsingum sé eytt, þær leiðréttar eða að fá aðgang að þeim upplýsingum sem til staðar eru. Við tryggjum þær beiðnir séu afgreiddar innan 30 daga, Þetta veltur á því að gögnin þurfi ekki að vera geymd í lagalegum eða hagsmuna tilgangi.

Einstaklingar skráðir á póstlista Reglu er frjálst að afskrá sig hvenær sem þeim hentar og hægt er að gera það auðveldlega í gegnum póstforritið Mailchimp sem Regla notar við sendingar á fréttabréfum sem varða uppfærslur, nýjungar og fleira tengt viðskiptakerfinu.

Ef þú hefur einhverjar spurningar, athugasemdir eða kvartanir varðandi persónuverndaryfirlýsingu Reglu þá getur þú haft samband á regla@regla.is.