Nýjustu breytingar og uppfærslur í Reglu – Apríl

Ágæti notandi

Þróunardeild Reglu situr ekki með hendur í skauti þrátt fyrir óvissa tíma og hér má sjá helstu breytingar sem lokið hefur verið við frá því í desember.

Almennt:

• Nú er hægt að sækja um rafræn viðskipti til InExchange beint úr Reglu undir „Stjórnun > Viðhald skráa > Sækja um rafræna reikninga“.

• Nýtt útlit undir „Stjórnun > Stýringar“ í Bókhaldi, Sölukerfi og Verkbókhaldi þar sem t.d. er búið að flokka stýringar undir mismunandi flipa svo auðveldara sé að finna þær

• Nú má finna algengar spurningar og svör við þeim undir „Handbækur og stillingar“.

Bókhald:

• Þegar bókhaldsfærslur eru fluttar inn sem csv skrá, er hægt að varpa bókhaldslyklunum í aðra lykla þegar skráin er flutt inn. Þetta er hentugt ef það er verið að flytja úr öðru bókhaldskerfi með öðruvísi uppsetningu.

• Kerfið geymir nú síðast valda röðun eftir dálkum í fyrirspurn í fjárhagsbókhald þar sem það á við t.d. stöðu viðskiptavina.

• Áður var hægt að lenda í því að ekki var hægt að framkvæma jöfnun vegna þess að einhver auramunur hafði myndast. Nú er leyft að jafna þrátt fyrir auramun.

• Fyrirtæki hafa verið að lenda í því að móttaka sama rafræna reikninginn oftar en einu sinni frá sama birgja. Ástæðan fyrir þessu hefur verið annað hvort mannleg mistök hjá þeim sem sendir reikninga eða galli í sölukerfi sem sendir reikninga. Til að koma í veg fyrir svona tvíbókanir höfum við bætt í Reglu aðgerðum til að stoppa þetta af með villumeldingum.

• Í vsk uppgjöri er nú kominn sér samtölukafli sem sýnir heildarsamtölur með leiðréttingum.

• Nú er hægt að eyða verktakamiðakeyrslu (í árslok) þó henni hafi verið skilað til skatts og þannig keyra aftur og skila. Einnig hefur verið bætt við samtölum á upphæðum og fjölda til afstemminga.

• Villuleit þegar bankafærslur eru sóttar, og stýringar gerðar, hefur verið bætt. Ef bókhaldslykill er merktur þannig að hann krefjist kennitölu þarf kennitala að vera til í viðskiptamannaskrá. Í einhverjum tilfellum gátu þessar færslur áður sloppið framhjá villuleit.

• Undir „Bókhald Stjórnun > Stýringar“ er nú hægt að velja að aðvörunargluggi birtist áður en allar gulmerktar færslur eru staðfestar í bókhaldi með því að haka við „Aðvörun áður en villulaus (gul) fylgiskjöl eru staðfest“. Notendur hafa lent í því að staðfesta óvart mikið magn færslna og eru þá í vandræðum.

• Upplýsingum á skýrslur 10.25 og 10.26 undir „Bókhald > Uppgjörsvinnslur“ hefur verið bætt við. Skýrslurnar sýna nú bæði bæti stofn til útreiknings vsk og svo vsk.

• Nú er leyft að senda vsk uppgjör og staðfesta leiðréttingauppgjör þó einhverjar færslur séu ófrágengnar. Þó birtist aðvörun og þarf að samþykkja.

• Þegar bankafærslur eru sóttar er nú hægt að velja að senda bara hluta af þeim í dagbók skv. færslulykli t.d. bara innborganir og einnig er hægt að ráða í hvaða röð þær sendast í dagbók. Ekki er þó leyft að sækja fleiri færslur í bankann fyrr en allt það sem síðast var sótt hefur verið sent í dagbók. Til að leyfa þetta er hakað við „Leyfa sendingu bankafærslna í dagbók eftir færslulyklum“ undir „Bókhald Stjórnun > Stýringar“.

Sölukerfi:

• Vöruafbrigði uppfærast þegar yfirvaran er uppfærð. Hægt er að stilla hvort verð, heildsöluverð og kostnaðarverð vöruafbrigðanna fylgi yfirvörunni undir „Sölukerfi > Stjórnun > Stýringar“.

• Hægt er að flytja inn csv skrá með tilboðsverðum ásamt tímabili sem tilboðið gildir. Ef vefverslun er tengd við Reglu er hægt að uppfæra tilboðsverðin í vefversluninni.

• Ný stýring undir „Sölukerfi > Stjórnun > Stýringar“ þar sem  hægt að velja hvort sjálfgefið sé að tölvupóstur frá vefþjónustu t.d. reikningar sé sendur frá starfsmanni eða fyrirtæki.

• Bætt við reiknings tilvísun í gagnadagbók fyrir aðgerðina „Krafa send í banka“ fyrir hverja kröfu sem send er úr kerfinu svo hægt sé að fletta upp reikning sem fór með kröfu.

• „Krafa af tegund A“ er sjálfgefið valin ef verið er að skilgreina kröfustillingar í fyrsta skipti.

• Mögulegum innheimtumátum við reikningagerð hefur fjölgað mjög í gegnum tíðina og oft eru fyrirtæki eingöngu að nota hluta af þeim. Nú er hægt að velja hvaða innheimtumátar eru í boði til notkunar í flipanum „Annað“  undir „Sölukerfi > Stjórnun > Stýringar“.

• Nú er hægt að stilla tvær eða fleiri deildir geti selt af sama lager undir „Stjórnun > Viðhald skráa > Deildir“, einnig er hægt að gera deildirnar óvirkar ef þær eru ekki í notkun.

• Nú er tryggt að athugasemd sem sett er í haus á reikningi sem sendur er rafrænt mun alltaf birtiast sem athugasemd á rafrænum reikningi.

• Ef gjalddagi á reikningi var sami og dagsetning reiknings gat komið misræmi í gjaldaga á kröfu sem send var í banka og rafrænum reikningi. Þetta hefur nú verið lagfært.

• Hingað til hefur verið hægt að gera kröfu um ýmis atriði sem þurfa að fylgja rafrænum reikningi. Þetta er skilgreint undir „Sölukerfi > Skráning og viðhald > Viðskiptamenn“ í flipanum „Rafræn viðskipti“. Þessi atriði hafa svo verið sett í svæðið bónkunarstýring (accountingcost) í rafræna reikningnum. Nú höfum við bætt við svæðinu „Bókunarstýring, frjáls texti“ sem er þá fastur texti sem kemur alltaf sem bókunarstýring í rafræna reikninginn.

Launabókhald:

• Breyting í uppgjörum í launabókhaldi. Meðlagsuppgjör verði jafn sýnilegt og önnur uppgjör undir „Launabókhald > Uppgjörsvinnslur > Ýmis uppgjör“. Meðlagsuppgjör og eftirágreiddur skattur staðfestast nú sjálfkrafa ef ekkert að skila.

• Nú er hægt að eyða launamiðakeyrslu (í árslok) þó henni hafi verið skilað til skatts og þannig keyra aftur og skila.

• Nú er hægt að raða launþegum undir „Launabókhald > Launavinnslur > Launakeyrslur“.

• Það hefur verið hægt að handskrá orlofsuppbót og desemberuppbót á launþega áður en launakeyrsla hefur verið gerð fyrir viðkomandi mánuð. Þegar svo launakeyrslan hefur verið gerð hafa þessar skráningar þurrkast út. Nú höfum við komið í veg fyrir að hægt sé að handskrá fyrr en launakeyslan hefur verið gerð.

• Nú er hægt að bakfæra og leiðrétta áður staðfestar launakeyrslur.

• Lífeyrissjóður verslunarmanna sem innheimtir félagsgjöld fyrir fleiri en eitt stéttarfélag hefur nú gert þær kröfur að fá sér skilagrein hvert stéttarfélag. Við höfum brugðist við þessu.

Verkbókhald:

• Bætt við raðnúmers dálk á verk í töflunni undir „Verkbókhald > Skráning og viðhald > Verk“. Einnig er nú hægt að leita eftir raðnúmeri í leitinni þar.

Innkaupaskráning

• Nú er hægt að velja hvort innkaupaskráningin eigi að uppfæra kostnaðarverð vöru eða ekki undir „Stillingar“.

• Hægt er að skrá magn í innkaupaeiningu í innkaupaskráningunni. T.d. ef í innkaupum er keyptur 1 pakki sem inniheldur 10 sölueiningar á lager þá þarf ekki að umreikna það þegar innkaupareikningur er skráður. Einng er hægt að skrá „Magn í innkaupaeiningu“ á vöruna í flipanum „Innkaup“ undir „Sölukerfi > Skráning og viðhald > Vörur“ og er það þá tekið sem sjálfgefið gildi inn í innkaupaskráninguna en hægt að breyta.

• Á vörur er nú hægt að skrá „Föst álagning %“  í flipanum „Innkaup“ undir „Sölukerfi > Skráning og viðhald > Vörur“. Innkaupaskráningin nýtir þá þessa föstu álagningu til að reikna út nýtt söluverð og uppfæra vöruna með því þegar innkaupareikningurinn er staðfestur.

• Ef fyrirtæki getur ekki nýtt sé innskatt þá er hægt undir „Stillingar“ að haka við „Innkaupsverð og kostnaðarverð inniheldur vsk“ og þá fer innskattur inn í kostnaðarverð vörunnar.

• Nú er hægt að handskrá kostnað inn á vörulínu í innkaupaskráningu. En að sjálfsögðu þarf kostnaðurinn í heildina á vörulínum að stemma við skráðann heildarkostnað á reikningi.