Til að stofna verk þarf fyrst að velja greiðanda á verkið. Það er hægt að gera á tvenna vegu, annarsvegar með því að leita eftir nafni greiðanda og hinsvegar með því að leita eftir kennitölu greiðanda. Til þess að leita eftir nafni er skráð inn byrjunin á nafni þess greiðanda sem á að borga fyrir verkið og svo smellt á myndina af gleraugum sem er hægramegin við greiðanda texta svæðið eða smella á Enter hnappinn á lyklaborðinu. Til þess að leita eftir kennitölu er farið eins að nema í stað þess að slá inn byrjun á nafni er slegin inn kennitala greiðanda í texta svæðið. Ef einungis finnst einn viðskiptamaður þá fyllir kerfið sjálfkrafa út í svæðið.

Ef kerfið finnur fleiri en einn viðskiptamann kemur upp lítill gluggi sem sjá má hér að neðan. Úr þessum glugga er hægt að velja þann viðskiptamann sem leitað var eftir, þetta er hægt að gera annars vegar með músinni og hins vegar með lyklaborði. Ef músin er notuð þarf einungis að smella á viðeigandi línu og svo Velja hnappinn. Ef lyklaborðið er notað þarf að nota örvarnar til að velja viðskiptamann og svo smella á Enter hnappinn. Ef enginn viðskiptamaður finnst er annaðhvort hægt að setja inn nýjan leitarstreng í textasvæðið efst og smella á Leita eða stofna nýjan viðskiptamann með því að fara á viðskiptamanna síðuna (sjá kafla 3.2). Eftir að búið er að stofna nýja viðskiptamanninn getur þurft að leita að honum aftur.

Hér er verki gefið heiti.

Undir Verkbókhald>Stjórnun>Stýringar er hægt að skilgreina að ekki megi skrá tvö verk með sama heiti.

Hér er slegið inn auðkennisnúmer ef t.d. verið er að vinna við eitthvert tæki sem hefur eigið auðkennisnúmer. Ef auðkennisnúmer er ekki til þá birtist skráningarform þar sem ýmsar upplýsingar fyrir auðkennisnúmerið eru skráðar. Einnig er hægt að birta þessar upplýsingar með því að smella á táknið.

Hægt er að fletta verkum eftir auðkennisnúmerum í fyrirspurnum og einnig birtast upplýsingar í skráningarforminu um það hvort verk hafi áður verið skráð á valið auðkennisnúmer og hægt að fletta þeim beint þaðan með því að smella á táknið.

Hægt er að fyrirfram skrá auðkennisnúmer inn í kerfið undir Stjórnun>Viðhald skráa>Flytja inn skrá. Þetta getur hentað vel ef fyrirtæki er t.d. með samning um viðgerðir á ákveðnum tækjum.

Nauðsynlegt er að skrá ábyrgðaraðila á verk. Þetta er gert til þess að ávalt sé einhver ábyrgur fyrir verki.

Hægt er að setja inn nánari lýsingu á verkið.  

Kerfið býður upp á að brjóta verk niður í verkhluta. Þá er annað hvort hægt að búa til nýja verkhluta með því að slá inn nafn í texta svæðið sem merkt er Nýr verkhluti og smella svo á græna plús merkið eða þá nota fyrirfram skilgreinda verkhluta.

Til þess að nota fyrirfram skilgreinda verkhluta þarf að byrja á því að skilgreina þá, það er gert í verkhluta síðunni og komið betur inn á það í kafla 6. Þegar búið er að skilgreina þá er smellt á afrit táknmyndina sem er hægra meginn við plús merkið , við það kemur upp listi með fyrirfram skilgreindum verkhlutum. Velja þarf einn eða fleiri úr listanum og smella svo á Bæta við hnappinn. Verkhluti er valinn úr listanum með því að smella á viðeigandi línu, til þess að velja fleiri en eina línu þarf að halda Ctrl hnappinum á lyklaborðinu inni á meðan smellt er á viðeigandi línur.

Ef vitlaus verkhluti hefur verið settur á verkið er hægt að eyða honum með því að velja viðeigandi verkhluta af listanum sem merktur er Verkhlutar og smella á rauða exið sem er hægra meginn við listann.

Eftir að verkhluti hefur verið skilgreindur á verk er hægt að breyta heiti á honum með því að velja hann í listanum, slá inn nýtt heiti í Nýr verkhluti og smella svo á .

Auðvelt er að skrá einfalda áætlun á verk, það er gert með því að skrá áætlaðan fjölda klukkustunda sem verkið skal taka. Áætlun hefur einungis upplýsingalegt gildi og er ekki notað sem nokkurs konar viðmið í kerfinu.

Auðvelt er að skrá einfalt tilboð á verk, það er gert með því að skrá áætlaðan fjölda klukkustunda sem tilboðið skal hljóða upp á. Tilboð hefur einungis upplýsingalegt gildi og er ekki notað sem nokkurs konar viðmið í kerfinu.

Auðvelt er að skrá inn áætluð verklok en það er gert með því að smella á myndina af dagatalinu hægra megin við texta svæðið og velja viðeigandi dagsetningu þar. Einnig er hægt að slá beint inn í texta svæðið t.d. 22.05.2008.

Þetta svæði hefur einungis upplýsingalegt gildi og er ekki notað sem nokkurs konar viðmið í kerfinu.

Verk getur haft eina af níu stöðum á hverjum tímapunkti. Stöðurnar eru:

•Aflýst,

•Ekki hafið,

•Í vinnslu

•Lokið.

•Úthlutun staðfest

•Samþykkt af greiðanda

•Úthlutun hafnað

•Vinnu lokið

•Úthlutað

Ekki er hægt að skrá tíma á verk sem hefur stöðuna Aflýst eða Lokið.

Ef verk hefur stöðuna Ekki hafið þá er stöðunni breytt sjálfkrafa í Í vinnslu þegar tímar eru skráðir á verkið.

Undir Verkbókhald>Stjórnun>Stýringar er hægt að skilgreina að ekki megi fara í útskuldun á verki fyrr en það hefur fengið stöðuna lokið.

Ef hakað við þetta er verkið ekki tekið með þegar valið er í útskuldun úr verkbókhaldi undir „Verkbókhald>Útskuldun>Skrá reikninga tímar og vörur“ . Þetta getur hentað vel t.d. þegar samið hefur verið um fasta fjárhæð fyrir verkið og þannig óháð skráðum útskulduðum tímum eða vörum.

Hægt er að setja viðhengi á verk og einstakar færslur. Þau viðhengi sem sett eru á færslur koma einnig fram þegar skoðuð eru viðhengi á því verki sem færslan á við. Utanumhald um viðhengi samanstendur af tveimur hnöppum, annars vegar sem bætir við nýju viðhengi og hins vegar til þess að skoða viðhengin.

Þegar viðhengi er bætt við kemur upp lítill gluggi sem býður upp á að leita að skrá og vista hana inn í Reglu.

Ef búið er að setja viðhengi á einhverja færslu sem fylgir verkinu kemur upp listi yfir allar færslur sem hafa viðhengi á sér, annars kemur upp gluggi sem býður upp á allar helstu aðgerðir fyrir viðhengi.